Prioritizarea timpului la locul de munca – Nevoia gestionarii timpului

In zilele noastre, dormitul la pranz sau perioadele moarte din timpul zilei, in care sa nu faci absolut nimic, pot parea utopice, in conditiile in care angajatii secolului XXI folosesc fiecare minut liber pentru a face ceva ce au lasat in urma sau pentru a rezolva o problema personala neglijata.

Se spune despre industriasul american John D. Rockefeller ca obisnuia sa ia o pauza in fiecare zi pentru a dormi la birou. Iar Winston Churchill credea ca somnul de dupa-amiaza ii da de doua ori mai multa putere pentru a se confrunta cu problemele tarii si a le rezolva. Leonardo da Vinci era recunoscut in epoca pentru faptul ca facea mai multe pauze in timpul zilei pentru a dormi si ca statea mai mult timp treaz in timpul noptii. Iar acesti oameni au ramas in istorie.

Nevoia prioritizarii timpului la munca

Toata lumea este de acord ca odihna este importanta si ca o ora rupta din programul zilnic de lucru ne ajuta sa fim mai organizati si ne face mai productivi. Pentru ca, sustin specialistii in resurse umane, totul tine de prioritizare si de managementul timpului. Iata mai jos cateva recomandari care sa te ajute sa iti cresti eficienta prin prioritizarea timpului in cadrul jobului:

1. Nu-ti ignora ritmul biologic!

Cercetatorii au descoperit ca un om poate oferi maximum de productivitate intr-un interval de 90-120 de minute. Dupa aceasta perioada, creierul oboseste, iar capacitatea de concentrare scade, facand orice activitate, oricat de simpla ar fi, mult mai dificila. In stiinta, acest interval se numeste ciclu ultradian si apare atat in viata activa a fiecarui individ, cat si in timpul somnului.

In consecinta, oamenii de stiinta sustin ca la fiecare 90-120 de minute, cand capacitatea de concentrare a creierului scade, este necesara o pauza de 5-10 minute, in care angajatul trebuie sa se ridice de pe scaun, sa faca cativa pasi, sa dialogheze cu sefii, colegii sau sa se destinda facand altceva decat sa stea in fata calculatorului. Nu intamplator mari companii – ca AOL sau Google – au camere speciale de relaxare, in care angajatii pot chiar si dormi in timpul zilei.

2. Invata sa spui “Nu!”

O mare parte dintre angajati depun eforturi mari la munca, fac mai multe lucruri in acelasi timp, ajung obositi acasa, dar cand privesc retrospectiv isi dau seama ca nu au facut mare lucru si ca au lasat o mare parte din sarcini pentru a doua zi. Explicatia este ca foarte multi se concentreaza pe lucruri nesemnificative, dar obositoare si preiau prea multe taskuri chiar daca sunt deja supraincarcati. Specialistii spun ca trebuie folosit mai des cuvantul “NU” in fata sefilor care vin si ne pun in brate tot felul de proiecte. Daca simti ca nu ai timpul fizic si nici capacitatea mentala sa rezolvi tot ce-ti propune seful sa faci, acesta ar aprecia mai degraba sa-l refuzi cu argumente, pentru a da altcuiva proiectele, decat sa astepte de la tine in van rezultate care nu vor veni.

“Diferenta dintre oamenii de succes si cei care au foarte mult succes este ca cei din urma spun ”NU” la aproape orice”, spunea la un moment dat miliardarul Warren Buffett si nu putem sa nu ii dam dreptate.

3. Inlocuieste-l pe “Nu pot!” cu “Nu vreau!”

In urma unui studiu din 2012, publicat in Journal of Consumer Research, oamenii de stiinta si-au dat seama de diferenta dintre setarea mentala “Nu pot!”, comparativ cu “Nu vreau!”. Participantii la studiu au fost impartiti in doua grupe, iar rezultatele au fost interesante. Aproape doua treimi dintre cei carora li s-a spus sa-si spuna in minte “Nu pot sa mananc ciocolata” au mancat desertul, in timp ce cei care s-au setat mental sa-si spuna “Nu vreau sa mananc ciocolata” au mancat doar in proportie de 36%.

Concluzia a fost ca o simpla schimbare de atitudine in relatie cu o activitate poate fi esentiala. Aceste rezultate pot fi extinse si in viata de zi cu zi. Cu cat ne spunem mai des ca nu vrem sa facem ceva si nu ne limitam la “Nu pot”, avem control deplin si putem actiona in consecinta. Aceasta atitudine ne poate ajuta din plin si la munca, acolo unde ne va fi mai usor sa-i spunem NU sefului si sa refuzam sa ne supaincarcam cu proiecte, fara a ne simti vinovati pentru asta.

4. Nu mai incerca sa fii perfect!

Perfectiunea nu exista, asadar nu mai incerca sa fii tu primul perfect din lume. Cu cat se straduiesti mai mult sa le faci pe toate de unul singur – pentru ca nimeni nu le face mai bine ca tine, nu-i asa? -, si te incarci cu mai multa munca decat poti face, rezultatul va fi exact invers: productivitate in scadere, rezultate minime. Sfatul specialistilor este sa fii bun in ceea ce faci, fara a incerca sa impresionezi si fara a incerca sa-ti iei mai multe sarcini decat cele pentru care ai fost angajat.

Faptul ca Google nu angajeaza studenti de top sau absolventi de Stanford nu este intamplator. Pentru ca, de fapt, pentru majoritatea joburilor din companie nu-ti trebuie nici calitati de lider, nici IQ peste medie. Ceea ce cauta marile corporatii la angajatii lor este predictibilitatea. Concluzia: Nu incerca sa faci mai mult decat poti si sa fii perfect!

5. Nu mai face muncile repetitive de unul singur, automatizeaza-le!

Cu cateva zeci de ani in urma, angajatii pierdeau ore si zile intregi din viata completand formulare, facand statistici, calculand cu creionul pe hartie. Secolul XXI ne-a adus, pe langa o avalansa de munci noi, si dezvoltarea tehnologica ce ne da posibilitatea de a automatiza o mare parte dintre ele, pentru a salva timp. Piata abunda de programe si softuri care pot rezolva intr-o clipa ceea ce noi am face in cateva ore sau zile

De exemplu, in orice companie, un program de pontaj si management al timpului, cu posibilitatea de a face automat fise de pontaj si tot ce tine de administrarea personalului ne poate scuti de o munca repetitiva, care ne ia foarte mult timp, care ne cere maximum de concentrare si care trebuie facuta fara greseala. Timpul inseamna bani si cu cat reusim sa salvam mai mult pentru a-l folosi in alte scopuri utile, cu atat salvam mai multi bani, de fapt.