Ce este feedbackul: importanta, rol si tipuri regasite intr-o organizatie

Desi este unul dintre cele mai importante procese care poate ajuta la mentinerea unui echilibru in cadrul unei organizatii, feedbackul nu este intotdeauna oferit si inteles asa cum trebuie. In continuare, vom analiza ce inseamna exact feedbackul si cum trebuie folosit pentru a imbunatati relatiile la locul de munca.

• Ce este feedbackul
• Tipuri de feedback
• Cine trebuie sa ofere feedback
• Cateva sfaturi importante
• Rolul feedbackului intr-o organizatie

Ce este feedbackul

Desi este un cuvant englezesc, feedback a fost adoptat si in limba romana, iar in Dictionarul explicativ al limbii romane este definit ca: „Retroactiune care se manifesta la nivelul a diferite sisteme (biologice, tehnice etc.) in scopul mentinerii stabilitatii si echilibrului lor fata de influente exterioare”. Tot dictionarul asociaza cuvantul feedback cu domeniul cibernetic, dar si cu cel al psihologiei. Iar ca sa intelegem mai bine definitia, retroactiune inseamna doar o „actiune de raspuns la o alta actiune”.

Astfel, putem intelege prin feedback un raspuns pe care il dam unui individ in urma unei actiuni pe care o face. Mai exact, este vorba despre o opinie referitoare la acea actiune si absolut necesara pentru ca individul sa poata determina directia viitoarelor sale actiuni. In cuvinte mai putin abstracte, folosim feedbackul pentru a le comunica altora care credem ca sunt calitatile si punctele mai putin puternice ale muncii intreprinse.

O prima regula a feedbackului constructiv este faptul ca el trebuie sa fie dat doar pe actiunea in sine si pe efectele sale, nu si pe motivele din spatele actiunii sau ca o critica la adresa celui care a efectuat-o.

Tipuri de feedback

Exista trei tipuri de feedback:

• Feedback evaluativ – este folosit mai degraba ca un mod de a evalua comportamentul unui individ, nu ca o opinie despre actiunile sale. Din pacate, acest tip de feedback este adesea temut de subalterni si de alti membri ai unei organizatii, deoarece poate deveni personal. Evaluarile de acest fel pot avea rezultate benefice atunci cand sunt pozitive, insa cele negative vor crea presiune, frustrari si foarte rar vor duce la schimbarea in bine a comportamentului unui individ.

• Feedback prescriptiv – nu este atat de mult un feedback cat mai degraba un sfat, un mod de a-i spune individului ce trebuie sa faca sau ce ar fi trebuit sa faca. Desi acest tip de feedback poate fi util in fazele incipiente ale activitatii unui individ (precum un training), poate fi si un mod de a evita oferirea unei opinii constructive legate de munca individului. Oamenii sunt mai degraba interesati de efectele imediate ale actiunilor, nu de asteptarile pe care altii le-ar fi avut de la acele actiuni.

• Feedback descriptiv – asa cum ii spune si numele, acest feedback este folosit pentru a descrie efectele unei actiuni a individului, ceea ce duce inevitabil la prezentarea unei opinii pertinente. Astfel, feedbackul descriptiv este cel mai apropiat de definitia exacta a termenului si poate oferi rezultate pozitive atunci cand este folosit in mod corect.

Deoarece este specific si realist, feedbackul descriptiv poate reduce reactia defensiva (fireasca celui care primeste feedback, receptorului). De aceea, acest tip de feedback este adesea cerut in mod explicit.

Cine trebuie sa ofere feedback si cum se desfasoara procesul

Intr-o organizatie, feedbackul nu trebuie sa depinda de ierarhie. El trebuie dat nu doar de catre superiori subalternilor, ci si de catre subalterni superiorilor si intre colegi. Feedbackul reprezinta un mod de a imbunatati nu doar munca, ci si comunicarea in cadrul oricarei iHnstitutii.

Cum oferi feedback in mod corect

Intai de toate, retine importanta feedbackului descriptiv. Asigura-te ca folosesti cuvinte potrivite si usor de inteles de catre receptor. Exprima atat opiniile pozitive, cat si pe cele negative si incearca sa nu exagerezi niciun punct de vedere.

Creeaza-ti discursul astfel incat interlocutorul tau sa inteleaga ca feedbackul este strict opinia ta si ca nu incerci prin el sa oferi o judecata de valori.

Cum reactionezi la feedback

Mai ales daca feedbackul este oferit in mod corect, cel mai important este sa-l asculti sau sa-l citesti cu multa atentie. Accepta-l, dar pune intotdeauna intrebari daca ai vreo nelamurire. Incearca apoi sa iti adaptezi actiunile astfel incat sa nu mai primesti feedback negativ sau plusand pe punctele care au fost adevarate.

Sfaturi despre feedback

Feedbackul trebuie dat intotdeauna cu mintea limpede. Daca ai o zi proasta si esti nervos din orice motiv, mai bine amani acest proces. Altfel, repercusiunile unui feedback dat „la nervi” pot fi devastatoare pentru moralul unei organizatii.

Incearca sa oferi feedback la scurt timp dupa producerea unei actiuni, cat inca e proaspata in mintea celui care a facut-o. De asemenea, asigura-te ca faci acest lucru in cadrul unei discutii private cu persoana in cauza si nu face din feedback un eveniment public.

Nu incerca sa critici dur receptorul si, inainte de toate, asigura-te ca si el se afla in dispozitia necesara pentru a-ti asculta opiniile.

Rolul feedbackului intr-o organizatie

Asa cum am mentionat deja, rolul feedbackului este cel de a usura comunicarea la toate nivelurile in cadrul unei organizatii. Oferit in mod corect, feedbackul poate motiva si chiar loializa angajatii. In acelasi timp, lipsa feedbackului poate duce la plafonarea angajatilor, la pierderea motivatiei, la scaderea moralului si, nu in ultimul rand, a productivitatii.

In acelasi timp, este greu ca intr-o companie mare sa poti sa te ocupi personal de feedbackul fiecarui angajat in parte. Chiar daca este important sa ai discutii in mod regulat cu fiecare individ, pentru a oferi feedback mai des, te poti folosi si de un software de evaluare a angajatilor, precum EVAL.

La final, retine ca un feedback nu este un sfat, nici o analiza psihologica, dar nici o critica sau o lauda. Insa chiar si feedbackul descriptiv – care, in esenta, este mai putin personal si intruziv – are scopul final de a crea mediul de munca optim in organizatia ta.