colorful.hr: Intrebari frecvente

colorful.hr este o platforma de tip Human Resources Management System, dezvoltata de compania Romanian Software. Platforma integreaza soft-uri pentru toate procesele de resurse umane: recrutare, administrare de personal, pontaj electronic, salarizare, training, evaluarea competentelor, spatiul personal al angajatului, comunicare interna, managementul documentelor. In prezent, platforma colorful.hr este folosita de peste 750 de companii din Romania.

Software HR in Cloud, denumit uneori si Software as a Service (SaaS), web-based HR sau Cloud-based HR, descrie sistemele software de gestionare a resurselor umane, care sunt gazduite de furnizorul de servicii HR intr-un mediu de cloud computing. Pentru a le accesa, ai nevoie doar de o conexiune buna la internet. In ultimii ani, tot mai multe business-uri (de la start-up-uri, la multinationale) folosesc tehnologiile Cloud pentru nevoile lor de resurse umane. Asta inseamna, eliminarea completa a documentelor pe suport de hartie, acces rapid la date, mai mult control asupra proceselor de resurse umane, aplicatii actualizate in timp real, baze de date securizate.

Implementarea unei solutii Cloud inseamna si reduceri de costuri, pentru ca firmele nu mai investesc in servere si echipamente IT, in securitatea si mentenanta sistemelor informatice. Administratorul platformei preia toate responsabilitatile.

Toate procesele cheie de resurse umane pot fi inlocuite de un HR software in Cloud: recrutare, administrare de personal, pontaj electronic, salarizare, training, evaluarea competentelor, spatiul personal al angajatului, comunicare interna, managementul documentelor. Daca vrei sa afli mai multe despre cum poti implementa solutia noastra Cloud, planifica un DEMO, aici.

On-premises este alternativa la Cloud computing. Adica, atunci cand o companie vrea sa instaleze un software pe computerele proprii (fie el HRMS sau HRIS), aceasta sa detina componentele hardware si sa aiba mai mult control asupra intregului ecosistem (licente, servere, echipamente de retea, sisteme de operare, baze de date etc). Fata de varianta Cloud, solutia On-premises presupune costuri mai mari generate de implementare, mentenanta infrastructurii, actualizarea soft-ului, salariile expertilor IT care se ocupa de intretinerea sistemului.

In ultimii ani, s-a scris mult despre inteligenta artificiala si inteligenta artificiala vs inteligenta umana, insa reluam si noi intrebarea legata de “ce este inteligenta artificiala” si incercam sa aflam cum ne ajuta sa fim mai eficienti?

Inteligenta Artificiala este o tehnologie complexa, creata pentru a imita modul in care gandeste si interactioneaza un om. Computerele care joaca sah, masinile autonome sau asistentii virtuali de HR sunt doar cateva exemple de Inteligenta Artificiala. Concret, Inteligenta Artificiala ajuta sisteme complexe, precum masinile sau robotii, sa invete sa se adapteze contextului si sa rezolve probleme, sa indeplineasca sarcini pe baza experientei sau a datelor memorate si procesate.

Inteligenta Artificiala a reinventat domeniul resurselor umane intr-un fel in care nici macar automatizarea nu a reusit sa o faca. Foarte multi specialisti in HR au integrat-o in procesele lor de lucru, astfel ca, in 2019, 64% dintre ei au declarat ca au mai multa incredere in roboti decat in recomandarile managerilor, potrivit unui studiu Oracle. Astazi, expertii HR folosesc AI pentru a selecta din mii de CV-uri potentialii candidati, pentru a integra noii colegi, pentru a calcula fluctuatia de personal sau pentru a detecta task-urile care scad productivitatea angajatilor. In relatia cu propriii angajati, HR-ul foloseste chatboti disponibili 24/7, care simuleaza interactiunea umana si le ofera acestora noi experiente.

Inainte de a vorbi despre procesele de resurse umane care pot fi automatizare, sa stabilim ce inseamna automatizarea proceselor HR?

Automatizarea inseamna inlocuirea proceselor manuale, repetitive, sau a activitatilor care presupun interactiune umana, cu solutii inteligente – software, roboti. Exact ceea ce faci atunci cand iti platesti facturile de pe telefon sau cand iti comanzi mancare de pe aplicatie. In cazul domeniului de resurse umane, soft-urile ii ajuta pe specialistii din departamentele de HR sa nu mai completeze manual acte si adeverinte, sa scape de muntii de dosare care se aduna prin birouri, sa nu ma puna angajatii pe drumuri pentru orice tip de cerere pe care acestia vor sa o depuna la Resurse Umane. Si nu doar atat! Astazi, tehnologia intermediaza procese mult mai complexe cum ar fi recrutarea, salarizarea, planificarea timpul de lucru, actualizarea si administrarea datelor angajatilor, transmiterea documentelor catre institutiile statului. Beneficiile automatizarii proceselor de HR sunt enorme si apreciate de tot mai multe companii: reducerea birocratiei, eliminarea erorilor umane, reducerea costurilor, feedback mai rapid si reactii obiective, bazate pe date concrete.

Acest raspuns, ne-a adus mai aproape de intrebarea: Ce procese de resurse umane pot fi automatizate?

Toate procesele de resurse umane pot fi automatizate datorita tehnologiilor de ultima generatie. De altfel, este de asteptat ca nivelul de automatizare a proceselor HR sa fie din ce in ce mai complex, pe masura ce se dezvolta noi sisteme informatice.

Orice activitate pe care un specialist HR o face cu pixul si hartia sau orice interactiune fizica pe care o are cu un angajat/manager poate fi automatizata. De altfel, scopul digitalizarii este sa optimizeze toate procesele de resurse umane si sa ajute specialistii HR sa gestioneze usor si cu costuri mai mici datele si documentele personale ale angajatilor. colorful.hr este o platforma de automatizare care raspunde tuturor nevoilor si provocarilor departamentelor de HR: selectie si recrutare, onboarding, administrare de personal, pontaj, salarizare, gestionarea documentelor, training, evaluare, spatiul personal al angajatului, comunicare interna, exit-interviu. Permanent, in platforma colorful.hr sunt adaugate functionalitati si aplicatii noi, care fac munca specialistilor HR mai eficienta.

Cele mai noi tehnologii folosite in managementul resurselor umane sunt Inteligenta Artificiala si machine learning, realitatea virtuala (VR), gamification, tehnologia cloud, data analytics. Insa organizatiile care vor sa schimbe experienta de lucru a angajatilor si care sunt pregatite sa adopte un mod de gandire digital, folosesc aceste tehnologii impreuna cu o gama variata de soft-uri HRMS si HRIS.

HRMS (Human Resource Management System) inseamna sistem de management al resurselor umane. Concret, HRMS este o solutie IT inteligenta, care ajuta la optimizarea proceselor de resurse umane, prin reducerea task-urilor manuale, consumatoare de timp si la imbunatatirea productivitatii angajatilor. Software-ul HRMS contine functionalitati care automatizeaza toate procesele de resurse umane: recrutare, administrare de personal, pontaj electronic, salarizare, training, evaluarea competentelor, spatiul personal al angajatului, comunicare interna, managementul documentelor. Spre deosebire de soft-urile HR traditionale, cele HRMS pot fi accesate de oriunde si oricand.

HRIS (human resources information system) inseamna sistem de informatii privind angajatii. HRIS este un software care ajuta departamentele de HR sa administreze personalul (recrutare, onboarding, training, evaluare, planificarea timpului de lucru, salarizarea, administrarea beneficiilor), sa stocheze datele si sa genereze rapoarte privind satisfactia angajatilor si performanta la locul de munca. Toate datele despre angajati sunt stocate intr-un singur loc, astfel ca timpul lor de gestionare este mult redus.

Pentru specialistii HR, lucrul cu un soft HRIS, care automatizeaza munca manuala, inseamna productivitate crescuta, reducerea erorilor umane si mai mult timp pentru proiecte strategice de HR, precum atragerea si retentia talentelor, upskilling-ul angajatilor, dezvoltarea carierei.

Pentru a fi sustenabile, business-urile trebuie sa fie profitabile si eficiente. Iar eficienta inseamna automatizare. In lipsa unui proiect strategic de automatizare a activitatii departamentului HR, companiile pot bifa o lista intreaga cu dezavantaje: volum mare de munca pentru a procesa hartii; documente stocate in mai multe locuri, greu de identificat; proiecte de recrutare costisitoare; feedback intarziat; comunicare ineficienta; lipsa de transparenta; greseli in completarea dosarelor angajatilor sau la calculele salariale, ceea ce inseamna riscuri legale si pierderi financiare; angajati neproductivi, deci performanta scazuta.

Angajatii care lucreaza cu soft-uri si aplicatii HR trebuie sa aiba abilitati tehnice de baza. Programele software sunt usor de folosit, intuitive, iar companiile care le furnizeaza ofera traininguri pentru angajatii care urmeaza sa lucreze cu acestea.

Indiferent de nivelul ierarhic sau de rolul pe care il au in companie, toti angajatii pot folosi colorful.hr. Platforma optimizeaza procesele de resurse umane in care sunt implicati atat expertii din departamentul HR, cat si managerii de departamente si subalternii lor. Practic, aplicatiile automatizeaza fluxuri de lucru in care este implicat tot personalul: de la recrutare si onboarding, pana la salarizare si administrarea de personal. De exemplu, atunci cand un angajat vrea sa isi ia concediu, initiaza o cerere din Aplicatia Employee Self Service, pe care o trimite pentru aprobare managerului direct sau departamentului HR. Sau, in situatia in care un manager are un job disponibil in echipa, deschide un proiect de recrutare din aplicatia dedicata si initiaza un flux de lucru intre el si expertii din departamentul HR.

Prin serviciul de externalizare salarizare si administrare de personal, expertii Romanian Software preiau toata activitatea operationala de la departamentele de resurse umane. Acestia se ocupa de calculele salariale, de documentele angajatilor, transmiterea REVISAL si a declaratiilor fiscale, de reprezentarea clientilor in fata autoritatilor. Clientii sunt degrevati de orice task legat de activitatea de salarizare si administrare de personal. Acesta este chiar unul dintre beneficiile externalizarii. Fara grija calculelor salariale si a gestionarii personalului, specialistii interni de HR se pot concentra pe proiecte strategice de resurse umane si pe comunicarea cu angajatii.

Companiile apeleaza la serviciile de externalizare atunci cand *costurile mari cu departamentele interne de HR sunt tot mai greu de gestionat, *cand oamenii de HR nu reusesc sa mai tina pasul cu modificarile legislative, *cand nu au experti in salarizare, *cand nu au la dispozitie un soft specializat care sa le optimizeze fluxurile de lucru.

Oferim servicii de consultanta in dreptul muncii si asistenta fiscala. Pe zona fiscala, oferim consultanta legata de taxarea veniturilor din salarii si a pachetelor de beneficii. Desfasuram un audit pe partea de fiscalizare a veniturilor din salarii, plus taxarea drepturilor din contractele de mandat sau de management. Totodata, oferim consultanta privind modul in care se calculeaza impozitele pentru expati si contributiile sociale pentru lucratorii din UE si non-UE. De asemenea, oferim si consultanta pentru completarea declaratiei unice pentru cei care au venituri din surse extrasalariale.

Pe partea de consultanta pe dreptul muncii, desfasuram procese de audit pentru dosare de personal, fise de post, regulamente interne, constracte de munca, proceduri de evaluare a angajatilor si pentru pachete de beneficii.

De asemenea, ne informam clientii in legatura cu toate noutatile legislative cu impact. Astfel, toate modificarile legislative, impreuna cu recomandarile specialistilor in legislatie, le comunicam clientilor in cel mult 48 de ore de la data publicarii in Monitorul Oficial.