Cum te scapa de hartii o platforma de automatizare a proceselor de resurse umane?

Managementul documentelor presupune indosarierea, pastrarea si distrugerea documentelor conform reglementarilor in vigoare. Intr-un business, departamentul de HR se confrunta cu o avalansa de dosare, copii si originale, care trebuie indosariate corect si eficient. Nu este deloc o sarcina usoara sau placuta, intrucat respectivele documente au deseori natura confidentiala.

De la contracte de munca, la dosare de angajat si pana la informatii legate de salarii, profesionistii in resurse umane trebuie sa gestioneze si sa controleze un volum mare de hartii si informatii. Poate un coleg din departament a indosariat un anumit document, dar asta nu inseamna ca este si usor de gasit. Se pot pierde ore bune cautand prin munti de hartii, atunci cand oamenii de HR au sisteme diferite de gestiune (dupa nume, dupa data angajarii, etc).

Cantitatea de hartie generata de activitatile de resurse umane este impresionanta si, daca are loc si cea mai mica abatere de la procedura de indosariere, pierderea de timp cautand o informatie poate sa fie importanta.

Tehnologiile moderne permit insa companiilor sa implementeze modele digitale de bune practici in domeniul managementului documentelor, scutind timp si efort din partea profesionistilor HR, care se pot concentra astfel pe resursa cea mai importanta a companiilor, oamenii.

Softul de management al documentelor, integrat in platforma colorful.hr, permite expertilor in resurse umane sa incarce rapid dosarele angajatilor si sa gaseasca imediat orice document de care au nevoie. Intreaga arhiva este stocata, in siguranta, in Cloud, iar fiecare document este la un click distanta. HR fara hartii, fara dosare ratacite sau ore pierdute rascolind dupa o informatie simpla.

Majoritatea documentelor cu care lucreaza un departament de HR sunt confidentiale, astfel ca aplicatia de management al documentelor ofera acces securizat, in functie de drepturi. Nicio persoana neautorizata nu poate vedea documentele angajatilor sau detaliile cu privire la salariile acestora. In schimb, angajatii din departamentul HR au la indemana un instrument agil si usor de folosit pentru a incarca si stoca acte.

Aplicatia colorful.hr pentru managementul documentelor este intuitiva si ofera spatiu nelimitat de stocare pentru toate documentele specifice muncii de HR: de la actele de identitate si de studii ale angajatului, la istoricul acestuia in companie, la contractul de munca, anexe si adeverinte de tot felul.

Cu adevarat de ajutor este si faptul ca softul permite generarea rapida de documente, pe baza unor modele prestabilite si in acelasi timp usor de modificat. Nu mai e nevoie sa rascolesti prin dosare in cautarea unui contract similar, pentru a-l adapta manual la situatia cu care te confrunti. Gasesti modelul prestabilit, modifici rapid in Word ce e nou, si il ai la dispozitie rapid si fara batai de cap.

Mai mult, cu solutia pentru managementul documentelor poti sa indexezi documentele dupa cuvinte cheie, asa ca data viitoare cand ai nevoie de acestea sa le poti gasi rapid in arhiva.

Un mecanism care eficientizeaza si mai mult procesul de gestionare a documentelor este recunoasterea documentelor scanate dupa QR Code. Daca la generarea documentului s-a folosit un QR code, atunci la incarcarea acestuia in sistem este suficienta scanarea codului, intrucat sistemul il recunoaste si il organizeaza automat.

Vrei sa stii mai multe despre felul in care se pot gestiona usor si eficient documentele? Afla detalii pe platforma colorful.hr!

👉 Fii la curent cu cele mai noi informatii din domeniul resurselor umane! Aboneaza-te la newsletterul colorful.hr pentru a afla ce evenimente de HR si de legislatie organizam, ce aplicatii si servicii de resurse umane mai lansam si care sunt noutatile si trendurile din HR.

Sursa FOTO: Pixabay.com