Cum infiintezi un PFA – pasi, documente si acte necesare

Daca vrei sa lucrezi independent sau sa demarezi propriul business, este necesara fie infiintarea unei societati (de exemplu: SA, SRL, SRL-D), fie inregistrarea ca persoana fizica autorizata, fapt ce presupune deschiderea unui PFA. In acest articol, vorbim pe larg despre: 

• Ce este un PFA – cadrul legislativ
• Avantaje si dezavantaje PFA
• Care este numarul maxim de angajati 
• Cine poate infiinta un PFA
• Cum se infiinteaza un PFA
• Acte necesare pentru infiintare
• Inregistrarea fiscala
• Ce masuri de sprijin se pot obtine in contextul pandemiei

Ce este un PFA – Persoana fizica autorizata

Prin intermediul unui PFA, o persoana poate incepe o afacere pe cont propriu. Din punct de vedere legal, PFA-ul este cea mai simpla forma de societate recunoscuta de legislatia si de autoritatile in domeniu din Romania, in cadrul careia o persoana fizica poate desfasura independent, prin propria forta de munca, activitati economice din toate domeniile. Acestea sunt reglementate prin Legea nr. 26/1990 privind registrul comertului si prin OUG 44 din 2008, cu modificarile ulterioare.

PFA – Avantaje si dezavantaje

In cazul in care te gandesti sa infiintezi un PFA, este bine sa cunosti atat avantajele, cat si dezavantajele lui. Printre avantaje, putem mentiona faptul ca numarul declaratiilor fiscale ce trebuie depuse este redus, procedura de infiintare PFA este relativ simpla si presupune aplicarea unor pasi pentru care poti primi indrumare chiar si la ONRC (Oficiul National al Registrului Comertului). Timpul necesar pentru infiintarea unui PFA este relativ scurt. De exemplu, pentru pregatirea tuturor documentelor necesare infiintarii PFA-ului, depunerea lor si eliberarea certificatului de inregistrare, ai nevoie de aproximativ patru zile lucratoare. 

Un alt avantaj este dat de faptul ca infiintarea unui PFA are costuri reduse, iar cheltuielile de administrare sunt mai mici decat in cazul unei societati. De asemenea, contabilitatea in partida simpla, specifica PFA-ului, poate fi tinuta chiar de titular, fara sa fie nevoie de servicii externe de contabilitate.

👉 Afla mai multe detalii despre Cum poti tine contabilitatea pe cont propriu daca esti PFA. Documente necesare si norme legale

Daca vorbim despre dezavantaje, putem lua in calcul faptul ca, pentru infiintarea PFA-ului, pot fi alese in obiectul de activitate cel mult 5 clase de activitati prevazute de codul CAEN, iar pentru fiecare este obligatorie depunerea unor documente ce atesta pregatirea si experienta profesionala in domeniile alese. 

Care este numarul maxim de angajati pentru PFA

O intrebare des intalnita in randul celor care vor sa isi deschida un PFA (persoana fizica autorizata) este daca vor putea sau nu sa aiba angajati. Potrivit Art. 17 din Legea nr. 182/2016, „Persoana Fizica Autorizata poate desfasura activitatile pentru care este autorizata, singura sau impreuna cu cel mult 3 persoane, angajate de aceasta, in calitate de angajator, cu contract individual de munca, incheiat si inregistrat in conditiile legii”. 

Daca vrei sa angajezi personal pentru PFA-ul tau si vrei sa gestionezi eficient salariile, sa ai acces la toate documentele necesare: contracte de munca, acte aditionale, state de plata, fluturasi, declaratii fiscale, decizii, adeverinte, poti utiliza Soft Salarizare – un instrument care te ajuta sa faci analize corecte ale bugetelor si sa optimizezi costurile, fiind permanent informat despre schimbarile legislative care apar. 

Afla mai multe detalii 👉 SOFT INTELIGENT DE CALCUL SALARII

Cine poate infiinta un PFA 

PFA-ul poate fi infiintat de persoanele care au implinit varsta de 18 ani, nu au savarsit fapte sanctionate de legile financiare, vamale sau care privesc disciplina financiar-fiscala si nu au fost condamnate penal, prin hotarare judecatoreasca ramasa definitiva. De asemenea, persoana care deschide PFA-ul trebuie sa fie calificata si sa aiba pregatirea profesionala necesara pentru a desfasura activitatea economica pentru care se solicita autorizatia, ceea ce se poate dovedi prin documente precum: 

• certificat, diploma sau adeverinta de absolvire a unei institutii de invatamant; 

• atestat de recunoastere si/sau echivalare pentru persoanele fizice care au dobandit calificarea in strainatate;

• certificat de competenta profesionala;

• certificat de calificare profesionala sau de absolvire a unei forme de pregatire profesionala;
• orice alte dovezi care sa ateste experienta profesionala.

Cum se infiinteaza un PFA

Chiar daca inregistrarea unui PFA este o procedura relativ simpla, ea vine la pachet cu unele provocari. Acestea pot fi depasite usor, daca urmaresti si respecti urmatorii pasi.

PASUL 1. Pregatirea dosarului pentru inregistrare 

Pentru infiintarea unui PFA, este necsar, in prima faza, sa pregatesti cateva documente pe care, ulterior, le vei depune la ghiseul ONRC (Oficiul National al Registrului Comertului). Asadar, pregatirea dosarului este primul pas pe care il ai de facut. Iata, in continuare, care sunt actele necesare ce trebuie incuse in dosar. 

Acte necesare pentru infiintare PFA

Asa cum am mentionat si in randurile anterioare, unul dintre avantajele PFA-ului este ca actele necesare infiintarii lui nu sunt la fel de sofisticate si numeroase ca in cazul altor societati. Astfel, dosarul trebuie sa includa urmatoarele documente:  

• Copie dupa cartea de identitate sau pasaport, in doua exemplare;
• Cererea de inregistrare a PFA-ului, in original. Aceasta este pusa la dispozitie de Registrul Comertului pe site-ul oficial. Un exemplu de cerere il poti vedea mai jos sau il poti descarca de AICI;

• Dovada verificarii disponibilitatii si rezervarii denumirii PFA-ului – aceasta se obtine in urma completarii unei cereri online, prin portalul ONRC sau la ghiseul Oficiului Registrului Comertului corespunzator razei in care se afla sediul social;
• Dovada sediului social: actul de proprietate al spatiului unde va fi gazduit sediul social, contractul de inchiriere sau  contractul de comodat, daca este cazul;
• Daca sediul social este intr-un apartament de bloc si vei desfasura activitatile aici, este nevoie si de acordul vecinilor si al Asociatiei de proprietari. Acesta din urma se obtine in urma completarii unei cereri puse la dispozitie de ONRC. Vezi model mai jos sau il poti descarca de aici; 

• Documente care atesta pregatirea profesionala; 
• Declaratie tip si declaratie pe propria raspundere; 
• Specimen de semnatura.

PASUL 2. Rezervarea numelui firmei

Stabilirea denumirii este un pas esential pentru infiintarea lui. In cazul acesta, numele firmei va fi chiar numele tau, in format NUME PRENUME PERSOANA FIZICA AUTORIZATA. Insa el trebuie rezervat printr-o cerere online, completata pe portalul ONRC sau prin cerere depusa la ghiseul care se ocupa cu verificarea si rezervarea numelui firmei. Cererea va fi depusa alaturi de o copie de buletin care atesta datele tale de identificare: nume, domiciliu, CNP. Dovada privind disponibilitatea si rezervarea firmei va fi eliberata in aproximativ 30 de minute si o vei atasa la dosar, alaturi de celelalte acte specificate anterior. 

PASUL 3. Alegerea unui cod CAEN

In cadrul completarii cererii de inregistrare a PFA-ului, vei vedea ca una dintre rubrici presupune alegerea activitatii principale a firmei, mai exact alegerea unui cod CAEN corespunzator cu activitatea pe care o vei desfasura. In cazul PFA-ului, pot fi alese cel mult 5 coduri, iar pentru fiecare cod ales este necesar sa demonstrezi ca ai pregatirea sau experienta necesara desfasurarii activitatii specifice. In acest sens, alaturi de cererea de inregistrare, se vor depune in dosar si diplomele de studii, obtinute ca urmare a unor cursuri acreditate de Ministerul Muncii si Protectiei Sociale sau Ministerul Invatamantului, diplome obtinute in strainatate traduse si  legalizate, carnetul de munca sau adeverinte eliberate de fosti angajatori. De asemenea, este important de stiut ca exista cateva coduri CAEN care nu pot fi folosite pentru infiintarea PFA-ului. Dintre acestea amintim: 

• 4932 – Transporturi cu taxiuri
• 8553 – Scoli de conducere (pilotaj) – excepţie: permis PFA, numai cu mentiunea instructor auto
• 4910 – Transporturi interurbane de calatori pe calea ferata
• 5229 – Alte activitati anexe transporturilor
• 2020 – Fabricarea pesticidelor si a altor produse agrochimice
• 4675 – Comert cu ridicata al produselor chimice
• 8010 – Activitati de protectie si garda

PASUL 4. Obtinerea autorizatiilor necesare (daca este cazul) 

Este important de stiut faptul ca sediul social al PFA-ului trebuie sa corespunda din punct de vedere sanitar, al PSI si al protectiei mediului. De asemenea, pentru anumite activitati din codul CAEN, pot fi necesare autorizatii de functionare specifice. 

PASUL 5. Depunderea dosarului la Oficiul National al Registrului Comertului

Dupa ce ai pregatit toate actele necesare specificate anterior, ele trebuie depuse sub forma unui dosar la ghiseul pentru depunerea documentelor pentru infiintarea PFA din cadrul ONRC din judetul tau. Odata cu depunerea, vei primi un bon pe care este trecuta data solutionarii dosarului. De regula, aceasta dureaza aproximativ trei zile lucratoare.

PASUL 6. Obtinerea stampilei 

Pentru a putea demara activitatea, va trebui sa obtii o stampila specifica, pe care o poti achizitiona de la orice firma sau centru specializat care comercializeaza stampile, pe baza documentelor emise de Registrul Comertului.

PASUL 7. Ridicarea autorizatiei de functionare 

Odata cu inregistrarea PFA-ului, vei primi autorizatia de functionare, care poate fi ridicata de la sediul ONRC la data mentionata pe bonul primit la depunerea dosarului. Stadiul solutionarii dosarului tau il poti urmari si pe platforma ONRC, inregistrandu-te cu un cont de utilizator si folosind numarul de inregistrare de pe bon. 

Inregistrarea fiscala

In termen de 30 de zile de la primirea autorizatiei de functionare, Persoana fizica autorizata va trebui sa fie inregistrata la ANAF. Inregistrarea se face in baza unui dosar care sa contina urmatoarele documente:

• Copie dupa actul de identitate;
• Copie dupa dovada sediului social: actul de proprietate al spatiului, contract de inchiriere,  contractul de comodat, daca este cazul;
• Actul legal de functionare pentru persoanele fizice care desfasoara profesii liberale;
• Declaratie de inregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni pentru persoanele fizice; 

In urma inregistrarii, vei primi un facturier, un chitantier, un registru de intrare-iesire si un registru de inventar.

Ce masuri de sprijin se pot obtine in contextul pandemiei

Persoanele care au deja un PFA sau care vor sa isi deschida unul in curand pot beneficia de cateva masuri de sprijin, puse la dispozitie de Guvernul Romaniei. Acesta a reglementat, printr-o Ordonanta de Urgenta, o serie de prevederi care vizeaza inclusiv PFA-urile. 

In contextul pandemiei si in cazul reducerii temporare a activitatii (justificate de o diminuare a cifrei de afaceri din luna anterioara aplicarii masurii sau, cel mult, din luna dinaintea lunii anterioare acesteia cu cel putin 10% fata de luna similara din anul anterior), persoanele fizice autorizate pot beneficia la cerere, in baza declaratiei pe propria raspundere, de o indemnizatie lunara de 41,5% din castigul salarial mediu brut prevazut de Legea bugetului asigurarilor sociale de stat. Plata indemnizatiei se realizeaza din bugetul de stat alocat de Ministerul Muncii, prin Agentia Nationala pentru Plati si Inspectie Sociala.

👉 Afla mai multe detalii: Noi masuri de sprijin pentru angajati si angajatori: reducerea timpului de munca, ajutor financiar pentru telemunca, zilieri si sezonieri

Chiar daca, la inceput, poate parea ca este nevoie de mult timp si multe acte pentru infiintarea unui PFA, pasii devin mai simplu de inteles pe masura ce ii pui in aplicare. 

Sursa Foto: Shutterstock si www.colorful.hr